对年度股东大会和报告及时性的期望

年度股东大会 (AGM) 是股东参与的基石，并且仍然是发行方日程表中与股东最重要的接触点之一。

它是股东获取发行方业绩和战略最新信息、向董事会和管理层提问以及对关键事项进行投票的主要平台。

年度股东大会的召开方式也是发行方整体治理质量的一个指标：其如何筹备年度股东大会、会前发布的材料和披露信息的完整性和及时性，以及董事会和管理层应对股东关切的准备情况，都共同反映了发行方对透明度和问责制的承诺。

上市规则下的时限规定

股东依靠年度股东大会前发布的一系列材料——财务报表、年度报告和可持续发展报告——来对发行方的财务状况、战略方向、公司治理实践和长期前景形成一个全面且明智的看法。

鉴于其重要性，新加坡交易所 (SGX) 的上市规则对召开年度股东大会和发布这些文件规定了明确的最低时限：

• 年度股东大会：财政年度结束后四个月内；
• 全年财务报表：财政年度结束后60天内；
• 年度报告：至少在年度股东大会召开日期的14天前；以及
• 可持续发展报告：通常与年度报告同时发布。

这些时限规定确保了股东能够及时获取所需的相关信息，从而有意义地参与年度股东大会。

未能按时完成引发治理担忧

新加坡交易所监管公司 (SGX RegCo) 观察到一种不利趋势，即越来越多的发行方申请延长召开年度股东大会和发布这些文件的时间。一个普遍引用的原因是负责编制财务报表的关键人员离职。

SGX RegCo 认为，在新交所上市的发行方有一项基本义务，即确保负责其报告义务的职能部门人员配备充足。必须保存适当和完整的记录，并制定有效的交接和知识转移安排。

此外，为支持持续遵守上市规则，发行方应满足一些基本期望，包括负责编制或监督编制财务报表的关键人员必须经验丰富、能力胜任且具备适当资格。

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此外，发行方应主动与外部审计师合作，确保财务报表审计工作及时完成，例如按照约定的时间表向审计师提供必要的信息（例如，估价报告）。

更换审计师应提前妥善规划，以便新审计师能在适用的报告时限内接手并完成审计工作。

发行方不应期望因运营失误或资源短缺而在满足时限要求方面获得通融。SGX RegCo 希望重申，它通常不会批准延期申请，尤其是在相关情况属于发行方可控范围且本可合理缓解的情况下。

更令人担忧的是，有些发行方年复一年或跨越多个报告期重复提交延期申请。

反复的延期请求引发了对发行方潜在治理问题的担忧。这种模式表明存在更深层次的问题，需要董事会立即就其监督以及发行方内部控制的充分性和有效性采取补救措施。

违规的后果

未能遵守上市规则中的规定时限即构成违规。SGX RegCo 可能会动用其可用的一系列执法权力来处理此类违规行为。

如果发行方持续未能及时召开年度股东大会，除了要求发行方使其年度股东大会的召开常规化外，SGX RegCo 还可能指示发行方举行线下信息说明会。

该信息说明会作为一项临时措施，旨在向股东通报发行方的事务状况和未来计划，同时为股东提供直接向董事会提出关切的机会。

SGX RegCo 还强调，未能遵守其指示可能导致相关董事和执行官被列入“董事和执行官观察名单”，直到其年度股东大会的召开得到规范为止。

那些在未能确保发行方遵守上市规则和 SGX RegCo 指示的情况下就离职的董事，将被视为“跳船”董事，并可能同样被列入该观察名单。

尽管发行方后续可能做出纠正，这些董事仍将留在观察名单上。

规则是明确的：必须遵守年度股东大会和报告的时限规定。随着我们进入年度股东大会季，发行方应将此牢记在心。

Tan Boon Gin 是 SGX RegCo 的首席执行官，Michael Tang 是上市合规主管